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Choisir le bon outil collaboratif

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Notre façon de travailler a changé. Nous sommes dans l’ère numérique de la communication. Pour beaucoup d’entreprises, s’ouvrir au monde est devenu essentiel pour croître. Pour s’adapter, elles doivent rendre leurs équipes autonomes en leur donnant les moyens de travailler ensemble, alors qu’ils ne sont pas situés au même endroit et, voire même, à l’autre bout du monde. Alors, que sont les outils collaboratifs ? Qui utilisent ces outils et à quelle fin ? Quels sont les différents outils ? Comment les mettre en place ? Faisons le point ensemble.

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?

Un outil collaboratif est avant tout un moyen de communication. Il sert à partager une information rapidement. Selon le contexte, il existe différents outils. Il y a en a pour :

  • la messagerie électronique ;
  • la messagerie instantanée ;
  • les visioconférences ;
  • le partage de fichiers ;
  • le partage de calendrier ;
  • les réseaux sociaux ;
  • les appels téléphoniques ;
  • les applications dédiées ;
  • le partage de notes ;

etc.

L’intérêt majeur de ces derniers est de rendre leurs utilisateurs autonomes. C’est la possibilité de travailler avec des collaborateurs ou des entreprises qui sont éparpillées. Peu importe l’endroit, l’enjeu de ces outils collaboratifs restent dans leurs rapidités et la possibilité de travailler à distance.

Qui utilisent ces outils et à quelles fins ?

Il est révolu le temps où l’on restait assis toute une journée derrière son bureau à attendre des appels téléphoniques. Les outils collaboratifs sont un avantage pour beaucoup d’entreprises. Ils leur ont permis de s’extérioriser, de créer des coopérations productives et vitales pour leur croissance.

Qui sont les usagers ?

Les usagers peuvent être les collaborateurs d’une même équipe, mais qui ne sont pas forcément au même endroit. Ce sont aussi des free-lances, des collaborateurs détachés, des télé-travailleurs, des commerciaux, des équipes d’entreprise ou encore des échanges entre des sociétés distantes. Ce phénomène croît d’année en année. Il y a, à ce jour, quatre fois plus d’employés qui travaillent en mobilités qu’en 2007.

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Et pour quels usages ?

Les usages sont multiples comme nous avons pu le voir. Mais l’enjeu reste la rapidité des échanges, quel que soit le lieu où l’on se situe. Il peut s’agir de photos, de fichiers textes, de messages, d’échanges de données spécifiques aux entreprises, des visioconférences, etc. L’objectif reste toujours d’établir des échanges instantanés, quel que soit l’environnement.

Comment mettre ces outils en place ?

Il existe de multiples solutions pour exécuter ces échanges. L’équipement flexible et de qualité est primordial. Chaque entreprise opte pour le support en fonction de ses besoins. Cela peut être une tablette ou un ordinateur portable.
Il existe aujourd’hui beaucoup d’applications dédiées aux outils collaboratifs :

  • l’outil “Panable”, pour animer des réseaux sociaux ;
  • l’outil “Framapad”, qui est un alternatif à Goole Docs ;
  • l’outil “Trello”, qui permet de visualiser l’avancement d’un projet ;
  • l’outil “Pearltrees”, qui permet de faire de la veille informative ;
  • l’outil “Cacoo”, qui permet de réaliser des diagrammes ;

etc.

La liste n’est pas exhaustive et loin d’être achevée. Pour chacun des outils, quel qu’il soit, il faut former son personnel pour le maîtriser.
Pour bien choisir son outil, vous pouvez opter pour celui de Microsoft Teams qui est une plateforme de collaboration et d’échanges instantanés, en toute sécurité. Microsoft Teams réunit tous les outils essentiels en un, pour les entreprises et ses collaborateurs.

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